Personvernerklæring

Personvernerklæring for Ryger Advokatfirma AS

Personvern er retten til et privatliv og retten til å bestemme over egne personopplysninger. Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson.

Ryger Advokatfirma AS behandler personopplysninger som arbeidsgiver, som leverandør av tjenester, i markedsføringsøyemed og i forbindelse med besøk på vår hjemmeside og vår varslingsportal.

Personvern er viktig i Rygers leveranser og vi er opptatt av å verne om personopplysningenes integritet, tilgjengelighet og konfidensialitet.

Denne erklæringen beskriver hvordan Ryger behandler personopplysninger om eksisterende, tidligere og potensielle klienter og (mulige) motparter, samt ansatte i Ryger, brukere av nettsidene våre, leverandører og øvrige samarbeidspartnere.

Ryger opptrer i mange sammenhenger som behandlingsansvarlig og behandler personopplysningene i henhold til personopplysningsloven og tilhørende forskrifter, samt domstollovens regler om advokatvirksomhet. I tillegg kan vi opptre som databehandler i forbindelse med visse typer prosjekter og oppdrag. I så fall vil slik behandling være regulert i en avtale med behandlingsansvarlig virksomhet. Denne avtalen vil sette rammene for Rygers behandling av personopplysninger.

For behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen er vi behandlingsansvarlige. Du finner kontaktinformasjonen vår nedenfor.

1 Hvem vi behandler personopplysninger om

Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:

Privatkunder
Klienter i straffesaker
Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter
Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
Personer som er involvert i saker vi bistår i
Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til
Besøkende på vår nettside
De som melder seg på nyhetsbrev eller mottak av invitasjon til eventer

2 Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag

Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.

Etablering av klientforhold:

Når vi kontaktes av en klient med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn, hva saken gjelder og, hvis relevant, kredittverdighet. Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger.
I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil vi kunne være rettslig forpliktet til å foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven, som dermed er vårt rettslige grunnlag for å behandle slike personopplysninger, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c. Dette innebærer at vi vil innhente og registrere informasjon om privatklienters identifikasjon og identifikasjon av eiere og de personer som handler på vegne av våre virksomhetskunder.

Dersom vi kan ta oppdraget, registreres kontaktinformasjon, herunder navn, adresse, e-post, telefonnummer til privatklienter og til kontaktpersoner hos virksomhetsklienter. Registreringen av kontaktopplysninger er for privatkunder nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For virkssomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

Sakshåndtering:

Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).

I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

Kunnskapsforvaltning:

Vi benytter en del avtaler og dokumenter som er utformet i vår virksomhet til intern kunnskapsforvaltning, slik at en vil kunne tilgjengeliggjøre materiale til øvrige ansatte i vår virksomhet. Behandlingsgrunnlaget er vår interesse i å nyttiggjøre utarbeidet kunnskap i videre rådgivning, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).

Klientadministrasjon:

Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten, og saksdokumentasjon lagres i vår saksbehandlingssystem under eget saksnummer. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Lagring og oppbevaring av saksdokumenter:

Vi oppbevarer i hovedsak saksdokumenter i 10 år etter at oppdraget er avsluttet. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining, jf. den legitime interessen angitt over) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

Bruk av nettsidene våre:

Vi benytter kun opplysninger som personer registrerer inn selv på vår nettside i forbindelse med oppfølging av brukernes henvendelser. Opplysningene benyttes ikke til noe annet formål uten særskilt samtykke, og vi utleverer heller ikke opplysningene til andre. Som de fleste andre nettsider, benytter vi en metode der informasjonen lagres i en informasjonskapsel på din PC. Informasjonskapsler brukes primært for å måle trafikk og optimalisere tjenesten. Det rettslige grunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) og/eller GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende).
Vi bruker Mailchimp.com for å håndtere på- og avmeldinger til nyhetsbrev og events på våre nettsider, samt utsendelsen av dem. Når du melder deg på et nyhetsbrev hos oss, overføres din epostadresse til Mailchimp sine servere og Mailchimp vil kunne kartlegge bruken via sine informasjonskapsler.
Nedenfor finner du vår cookie-erklæring med mer informasjon:

En informasjonskapsel er en liten fil som lagres på datamaskinen, nettbrettet eller smarttelefonen din. En informasjonskapsel er ikke et program som inneholder skadelige prosesser eller virus.

Vi bruker cookies for å samle inn data slik at vi kan yte bedre brukeropplevelser og optimalisere prosesser og funksjoner på vårt nettsted. Nedenfor ser du hvilke informasjonskapsler vi benytter og hva de gjør:

Du kan slå av informasjonskapsler i nettleserinnstillinger dine, men det kan føre til at enkelte deler av nettsiden vår ikke fungerer som de skal. Plasseringen av disse innstillingene avhenger av hvilken nettleser du benytter. Les mer om hvordan du kan gjøre dette på Nettvett.no

Fakturering:

Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom klienten ber om dette. For privatkunder, benyttes personens private postadresse for utsendelse av faktura. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder.

IT-drift og sikkerhet:

Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining, jf. vår legitim interesse knyttet til nevnte aktiviteter) og vår rettslig forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

Markedsføring:

Vi sender ut nyhetsbrev til e-postadresser som er registrert på klienter som vi løpende yter advokattjenester til og andre som har bedt om å få vårt nyhetsbrev. Mottakere av nyhetsbrevet kan enkelt melde seg av tjenesten ved å benytte link som er inkludert i hver enkelt henvendelse. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) der vi har mottatt e-postadressen i forbindelse med et advokatoppdrag. Eller har både klient og vår virksomhet en legitime interesse i å sende ut relevante oppdateringer og endringer til kunder og andre interesserte. Dersom det foreligger et eksisterende kundeforhold vil markedsføringen skje i henhold til markedsføringsloven § 15(3). I andre sammenhenger bygger markedsføring på samtykke fra vedkommende, jf. markedsføringsloven § 15(1) og GDPR artikkel 6 nr. 1 a. 3

Vi sender ut nyhetsbrev og event informasjon til personer som aktivt har bedt om slik informasjon ved å huke av på vår hjemmeside knyttet til eventer. De som aktivt har bedt om dette har samtidig samtykket til at vi lagrer personopplysninger som navn og kontaktinformasjon i vår database og sender dem den forespurte informasjonen på e-post. For å levere denne tjenesten samarbeider vi med den amerikanske leverandøren Mailchimp. Ved å akseptere å motta nyhetsbrev og event informasjon har vedkommende også samtykket i at Mailchimp lagrer navnet og e-postadressen på servere i USA og akseptert den behandlingen av personopplysninger som Mailchimp som leverandør og databehandler utfører på vegne av oss.

Leverandører og samarbeidspartnere

Vi behandler i visse tilfeller personopplysninger om leverandører og øvrige samarbeidspartnere, hovedsakelig opplysninger om navn på kontaktperson, e-post, telefon og adresse. Slike opplysninger behandles i den utstrekning dette er nødvendig for å administrere avtaleforholdet og for å oppfylle avtalen, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Personaladministrasjon

Personopplysningene som behandles i denne forbindelse er blant annet personalia, lønnsopplysninger, evalueringer, opplysninger om pårørende, og utdannelse/stillingsnivå. Slike opplysninger behandles i den utstrekning dette er nødvendig for å administrere ansettelsesforholdet og for å oppfylle arbeidsavtalen, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. I noen tilfeller vil det rettslige grunnlaget kunne være GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav).

3 Hvem vi deler personopplysninger med

Våre leverandører av IT-tjenester og markedsføringstjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandørene opptrer i så fall i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.

Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt.

4 Lagring av personopplysninger

Vi lagrer saksdokumenter i hovedsak i 10 år. Regnskapslovgivning pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom. Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.

5 Dine rettigheter

Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.

Trekke samtykke tilbake:

Dersom du har gitt samtykke til å motta nyhetsbrev fra oss, kan du når som helst trekke dette samtykket tilbake. Vi har lagt til rette for at du enkelt kan reservere deg mot denne typen henvendelser ved å inkludere en link til avregistreringsskjema i hver enkelt henvendelse. Dersom du har samtykket til annen behandling av personopplysninger, kan du også når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om dette.

Be om innsyn:

Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

Be om retting eller sletting:

Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.

Dataportabilitet:

I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.

Klage til tilsynsmyndigheten:

Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.

6 Sikkerhet

Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk, og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet. Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver.

Vi har vedtatt interner IT-retningslinjer, og vi foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.

7 Endringer i personvernerklæringen

Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.

8 Kontakt oss

Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss:

Ryger Advokatfirma AS

Postboks 54 Kronstad

5819 BERGEN

post@ryger.no

55 69 99 50

9 Organisering og ansvar

Daglig leder i Ryger er hovedansvarlig for behandlingen av personopplysningene som utføres.  Ansvaret for den daglige oppfølgningen av Ryger etterlevelse av personvernregelverket er delegert til personvernkoordinator.