Mange sender byggesøknader inn til kommunen like før ferien. Dette er en fin avslutning på vårsesongen, og i tillegg teller sommermånedene med i saksbehandlingsfristen. I saker med tre ukers frist – for eksempel kurante ett-trinnssaker, IG’er og ferdigattester – løper gjerne fristen ut midt i ferien. Hva skjer da med fristen? Forlenges den?
Regel uten unntak (for sommerferie…)
Kommunens frister for saksbehandling står i plan- og bygningsloven og i saksbehandlingsforskriften. Fristene er enten tre uker eller tolv uker, avhengig av hvilken søknadstype det gjelder. For saker som skal til uttalelse hos andre offentlige myndigheter, kan fristen forlenges inntil fire uker.
Det finnes unntak fra disse tidsfristene. For det første kan kommunen avtale lengre frist med tiltakshaver. Kommunen kan også forlenge fristen selv. Ensidig forlengelse kan imidlertid bare skje i følgende tilfeller:
- Hvis saken er særlig komplisert
- Hvor saken krever ekstra politisk avklaring før vedtak
- Hvor det kreves samtykke eller vedtak fra en annen myndighet
Også i enkle tre-ukers saker kan fristen forlenges, men bare hvis særlige grunner krever det. Man kunne tenke seg at ferieavvikling – spesielt i små kommuner – er en særlig grunn. Det er det ikke. De særlige grunnene må knytte seg til behandling av vanskelige saker. Å la være å behandle en sak fordi ingen er på jobb er ikke en særlig grunn.
Kommunen har dermed ansvar for egne kapasitetsproblemer – både i ferien og ellers.
Noen prøver seg!
Selv om det ikke finnes unntak for ferieavvikling, har vi opplevd at til og med større kommuner forsøker å forlenge fristen med «ferieavvikling» som begrunnelse.
En måneds stillstand i saksbehandlingen kan forstyrre fremdriften i utbyggingsprosjektet ditt og koste mye penger. Et annet økonomisk poeng er at gebyrreduksjon på grunn av fristoversittelse ikke inntrer hvis fristen er forlenget. Først når kommunen oversitter den forlengede fristen får du krav på gebyrnedsettelse.
Dersom du får et slikt brev, bør det besvares kort og presist: Fortsett behandlingen av søknad min.
Kommunen må organisere seg rundt problemet
Alle kan ha forståelse for at kommuner kan ha problemer med å holde tidsfrister når saksbehandler skal ha sin ferie. Dette gjelder spesielt små kommuner med bare én eller noen få saksbehandlere. Kommunens problem skal likevel ikke gå utover tiltakshavere ved at regelverket brytes. Kommunen må heller appellere til tiltakshavers velvilje, og avtale forlenget frist.
